UBO-register: Uw verplichtingen als verenigingsbestuur
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register vloeit voort uit Europese regelgeving en is bedoeld om financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen en het financieren van terrorisme, tegen te gaan. Door transparant te maken wie de uiteindelijke belanghebbende is van een organisatie, wordt het voor criminelen lastiger om zich te verschuilen achter een vereniging of stichting.
Wie is de UBO bij een vereniging?
Bij een tuinvereniging is er zelden één persoon die meer dan 25% van de stemmen of het eigendom heeft. In dat geval spreken we van pseudo-UBO’s.
- De Pseudo-UBO: Indien er op basis van eigendom of zeggenschap geen UBO kan worden aangewezen, worden alle statutair bestuurders (zoals ingeschreven bij de KvK) aangemerkt als UBO.
- Volledige rechtsbevoegdheid: Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid moeten hun (pseudo-)UBO's altijd inschrijven.
- Beperkte rechtsbevoegdheid: Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid hoeven dit alleen te doen als zij een onderneming drijven.
Belangrijke wijziging: Privacy en Openbaarheid
Sinds eind 2022 is het UBO-register niet meer openbaar toegankelijk voor het algemene publiek. Dit volgt uit een uitspraak van het Europese Hof van Justitie vanwege privacyoverwegingen.
- Wie kan uw gegevens nog inzien? Alleen bevoegde autoriteiten (zoals de Belastingdienst, politie en het OM) en instellingen met een wettelijke taak (zoals banken en notarissen bij een cliëntenonderzoek) kunnen het register nog raadplegen.
- Wat betekent dit voor u? Uw gegevens liggen niet meer op straat, maar de registratieplicht blijft onverminderd van kracht.
Wanneer moet u actie ondernemen?
De uiterste deadline voor de eerste registratie (27 maart 2022) is inmiddels verstreken. Voor besturen geldt nu het volgende:
- Bij een bestuurswissel: Wanneer een bestuurslid aftreedt of aantreedt, moet dit niet alleen in het Handelsregister worden aangepast, maar moet ook de UBO-registratie binnen 7 dagen worden bijgewerkt.
- Bij wijziging van gegevens: Als een zittend bestuurslid bijvoorbeeld verhuist of van nationaliteit verandert, moet dit worden doorgegeven.
- Nieuwe vereniging: Bij de oprichting van een nieuwe vereniging vindt de UBO-opgave gelijktijdig met de eerste inschrijving bij de KvK plaats.
Sancties bij het ontbreken van registratie
Het niet of onjuist inschrijven van UBO-gegevens is een economisch delict. Bureau Economische Handhaving (BEH) controleert hier actief op. Indien uw vereniging niet aan de plicht voldoet, riskeert u:
- Hoge bestuurlijke boetes of dwangsommen.
- Problemen bij de bank (banken bevriezen steeds vaker rekeningen van verenigingen waarvan de UBO-gegevens niet op orde zijn).
Hoe regelt u de inschrijving?
De inschrijving gebeurt digitaal via de website van de Kamer van Koophandel. Hiervoor heeft u nodig:
- Een geldig identiteitsbewijs van de UBO's.
- De statuten van de vereniging.
- Indien van toepassing: een kopie van het aandeelhoudersregister of een document waaruit de zeggenschap blijkt.
Direct regelen: UBO pagina van de KVK
